Penerapan ISO 9001: 2015 telah dilaksanakan Badan Kepegawaian Daerah DIY sejak tahun 2016.

Pada tahun ini adalah tahun kedua pengimplementasian versi ini.  Sejak bulan Maret BKD sudah melaksanakan pendampingan ISO versi terbaru ini. Menyiapkan dokumen maupun workshop-workshop tentang manajemen mutu yang bertujuan memberikan kepuasan kepada pelanggan.  Sebelum dilaksanakan pendampingan diadakan pelatihan auditor bagi 20 PNS BKD DIY. Berikut adalah rangkaian acara dalam proses surveillance Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015  BKD DIY:

1.      Pelatihan Auditor Internal

Pelatihan Auditor Internal

Pelatihan diberikan kepada Calon Auditor Internal sebanyak 20 orang. Dilaksanakan pada hari Kamis dan Jumat tanggal 30 dan 31 Maret 2017 dimulai pukul 08.00 WIB sampai dengan selesai. Pelatihan Auditor Internal bertujuan untuk memberikan gambaran dan tugas Auditor internal kepada calon auditor. Tujuan pelatihan ini adalah untuk meningkatkan pengetahuan audit dalam penerapan ISO 9001:2015 baik klausul-klausul yang digunakan maupun menentukan apa yang harus diperiksa.

2.      Pendampingan Penyusunan Dokumen Manajemen ISO

Kegiatan ini dilaksanakan bulan April sampai dengan bulan Juli 2017. Ada beberapa materi dalam pelatihan ini antara lain : Workshop “Awarness dan Membangun Peran Pelaksana Implementasi ISO 9001:2015”, overview klausul ISO 9001 dan penjelasan cek list ISO 9001:2015, workshop budaya Satriya dan impementasi dalam penerapan di lingkungan kerja, workshop dan praktik etiket perkantoran dan komunikasi efektif yang disampaikan oleh Lusi laksita, workshop dan implementasi K3 di lingkungan kerja, Pendampingan penyusunan dokumen ISO 9001 dan lain sebagainya.

3.      Audit Internal Sistem Manajemen Mutu ISO

Badan Kepegawaian Daerah DIY telah melakukan audit internal dan ditemukan beberapa temuan, temuan ini sudah ditindaklanjuti oleh auditee. Audit internal dilakukan pada hari Rabu tanggal 12 Juli 2017 sampai dengan 20 Juli 2017. Audit dilakukan di 6 unit kerja yaitu Balai PKP, Bidang Mutasi, Bidang TUK, Bidang Pengembangan, Bidang KHP dan Kesra dan Sekretariat. Audit dilakukan oleh 15 auditor yang telah dibekali pelatihan auditor internal  dan didampingi oleh konsultan ahli.

4.      Rapat Tinjauan Manajemen (RTM)

Sebagai salah satu rangkaian pelaksanaan sistem manajemen mutu ISO 9001:2015 diadakan Rapat Tinjauan Manajemen (RTM). RTM dipimpin langsung oleh Kepala Badan Kepegawaian DIY Bapak R. Agus Supriyanto. Dalam RTM dibahas antara lain hasil audit internal, hasil survey kepuasan pelanggan, tingkat capaian sasaran mutu tiap subbagian/subbidang/seksi di lingkungan BKD DIY, tindakan koreksi pencegahan dan tanggapan dari masing-masing bidang.

5.      Audit Eksternal

Puncak acara adalah audit eksternal yang dilaksanakan oleh WQA pada hari Kamis Pahing tanggal 10 Agustus 2017  bertepatan dengan hari istimewa di Pemda DIY sehingga pegawai menggunakan pakaian tradisional adat Jawa Yogyakarta. Acara ini dihadiri oleh seluruh karyawan/karyawati, tenaga non PNS, tenaga cleaning, security maupun mahasiswa/siswa PKL. Acara berlangsung satu hari dengan melakukan kunjungan ke subbagian/subbidang/seksi dan ruang sekretariat ISO. Tim auditor dari Worldwide Quality Assurance melakukan audit secara mendetail dengan observasi maupun wawancara langsung.

Setelah beberapa jam diperiksa tim auditor eksternal, pada pukul 15.15 WIB diadakan closing meeting. Dalam acara ini dibahas hasil temuan auditor eksternal yang berupa observasi, temuan dikonsultasikan kepada pihak yang berkepentingan. Tidak ada temuan minor ataupun major dalam proses ini. Hasil dari audit eksternal tersebut Badan Kepegawaian Daerah DIY dinyatakan lulus Audit Sistem Manajemen ISO 9001:2015.  Hasil audit diterima langsung Kepala BKD DIY Bapak R. Agus Supriyanto. Hasil audit menjadi cambuk semangat BKD untuk meningkatkan pelayanan kepada pelanggan.  Hasil ini juga menjadi kado indah BKD DIY menjelang Hari Kemerdekaan RI ke -72.  Akhir kata “Selamat dan Sukses atas proses Surveillance Audit Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 Badan Kepegawaian Daerah DIY  untuk mewujudkan Pengelola Kepegawaian yang Profesional dan Berbudaya”.

Jayalah Negeriku, majulah Badan Kepegawaian Daerah DIY. ^Novi