Setelah dua  tahun Badan Kepegawaian Daerah ( BKD) D.I Yogyakarta meraih ISO pada tahun 2012 dan 2013, maka pada tahun 2014 ini pun BKD D.I Yogyakarta kembali meraih ISO. International Organization for Standardization atau yang saat ini lebih dikenal dengan ISO adalah badan penetap standar internasional yang terdiri dari wakil-wakil dari badan standardisasi nasional setiap negara.

Pada awalnya, singkatan dari nama lembaga tersebut adalah IOS, bukan ISO. Tetapi sekarang lebih sering memakai singkatan ISO, karena dalam bahasa Yunani isos berarti sama (equal). Penggunaan ini dapat dilihat pada kata isometrik atau isonomi.

Badan Kepegawaian Daerah (BKD) D.I Yogyakarta sebagai institusi yang memberikan layanan di bidang kepegawaian senantiasa berupaya meningkatkan mutu layanan. Layanan ditujukan bagi masyarakat umum maupun PNS dan PTT di lingkungan Pemerintah Daerah D.I Yogyakarta. Layanan diharapkan mampu memenuhi kepuasan dan harapan pelanggan. Layanan diberikan secara transparan, cepat, tepat, nyaman dan ekonomis. “Pelayanan Prima adalah unggulan kami” itu motto kami. Pelayanan prima merupakan terjemahan istilah ”excellent service” yang secara harfiah berarti pelayanan terbaik atau sangat baik. Disebut sangat baik atau terbaik karena sesuai dengan standar pelayanan yang berlaku atau dimiliki instansi pemberi pelayanan. Hakekat pelayanan publik adalah pemberian pelayanan prima kepada masyarakat yang merupakan perwujudan kewajiban aparatur pemerintah sebagai abdi masyarakat. Agenda perilaku pelayanan sektor publik (SESPANAS LAN dalam Nurhasyim, 2004:16) menyatakan bahwa pelayanan prima adalah:

1). Pelayanan yang terbaik dari pemerintah kepada pelanggan atau pengguna jasa.

2). Pelayanan prima ada bila ada standar pelayanan.

3). Pelayanan prima bila melebihi standar atau sama dengan standar. Sedangkan yang belum ada standar pelayanan yang terbaik dapat diberikan pelayanan yang mendekati apa yang dianggap pelayanan standar dan pelayanan yang dilakukan secara maksimal.

4). Pelanggan adalah masyarakat dalam arti luas; masyarakat eksternal dan internal.

Untuk mencapai pelayanan prima tersebut kepada masyarakat, PNS maupun PTT maka sejak tahun 2012, BKD DIY membangun Sistem Manajemen Mutu. Sistem Manajemen Mutu yang dibangun berstandar mutu internasional yaitu ISO 9001 versi 2008. Pembangunan Sistem dimaksudkan untuk memberikan pelayanan prima kepada user, kejelasan prosedur, tata kerja dan dokumentasi arsip. Secara umum, tujuan pembangunan sistem antara lain :

1). Untuk menetapkan Sistem Manajemen Mutu instansi, tanggung jawab masing-masing personil serta memberikan prosedur umum bagi layanan yang berkait dengan sistem mutu; 2). Sebagai bentuk komitmen untuk memelihara mutu, menyerahkan produk, mengendalikan mutu, melakukan perbaikan secara berkelanjutan serta menyelenggarakan pelayanan berorientasi pada kepuasan pelanggan;

3). Memonitor kekurangan dalam penyelenggaraan layanan dan sebagai bahan tindak lanjut perbaikan;

4). Memastikan bahwa seluruh personil memiliki pemahaman terhadap persyaratan dan tanggung jawab layanan;

5). Memberikan pedoman dalam bertindak dan mengambil keputusan.

Pembangunan Sistem Manajemen Mutu di BKD DIY  diimplementasikan sejak tahun 2012. Prosedur kerja, pengendalian dokumen dan dokumentasi dokumen mulai diimplementasikan. Banyak hal dapat kita petik dari penerapan sistem ini seperti, kejelasan prosedur, penataan dokumen yang rapi dan mudah dalam pencarian serta distribusi dokomen yang terkendali. Poin terpenting adalah adanya peningkatan dan perbaikan mutu secara berkelanjutan. Setelah semua terkendali, maka terciptalah keteraturan dan kejelasan menuju perbaikan yang bergulir secara terus menerus. Namun semua itu butuh komitmen bersama di semua elemen yang terlibat pada layanan BKD D.I Yogyakarta.

Pembangunan Sistem dimonitor dengan Audit Implementasi yang bekerja untuk memastikan penerapan sistem di organisasi, pemantauan proses, mendokumentasi bahwa sistem telah memenuhi persyaratan, dan mendokumentasi ketidaksesuaian. Pihak yang berwenang atas audit ini adalah Badan Sertifikasi. Badan ini berwenang antara lain melakukan audit untuk memastikan kesesuaian terhadap persyaratan sistem manajemen mutu, mengeluarkan rekomendasi kelulusan dengan menerbitkan Sertifikat Sistem Manajemen Mutu dan sebagainya.

Setelah tiga tahun BKD D.I Yogyakarta meraih Sertifikasi ISO 9001:2008, diharapkan semua unsur yang mendukung dalam pencapaian pelayanan prima akan semakin menjadi lebih baik dengan target kepuasan pelanggan akan semakin meningkat.   (angger/program)