Senin, 09 Mei 2016, Sub Bidang Dokumentasi melakukan fumigasi arsip sebagai langkah kegiatan penyelamatan, pelestarian, perawatan dan pemeliharaan arsip khususnya arsip kepegawaian yang merupakan sumber informasi penting bagi pengelolaan Pegawai Negeri Sipil di Badan Kepegawaian Daerah  Daerah Istimewa Yogyakarta.

Fumigasi dikonsentrasikan pada Ruang Penyimpanan Arsip Kepegawaian di Gedung Arsip yang terletak di lantai dua dan tiga. Arsip yang difumigasi kali ini adalah arsip yang terkait dengan dokumen kepegawaian seperti halnya Surat Keputusan dan dokumen lainnya baik Personal File maupun SK Kolektif PNS di lingkungan Pemerintah Daerah DIY.

Proses fumigasi ditangani langsung oleh ahlinya, dengan memperhatikan prosedur fumigasi. Sebelum fumigasi, lubang/ventilasi yang ada pada dinding/ruangan pintu-pintu dan jendela-jendela baik harus ditutup lebih dulu untuk mencegah bahan kimia atau obat fumigasi menyebar ke ruangan lain.

Arsip yang akan difumigasi diatur sedemikian rupa sehingga bahan kimia atau obat fumigasi tersebut dapat masuk ke dalam arsip, salah satunya dengan membuka boks arsip yang ada dalam rak atau compact rolling.

Sebelum fumigasi, lubang/ventilasi yang ada pada dinding/ruangan pintu-pintu dan jendela-jendela harus ditutup lebih dulu untuk mencegah bahan kimia atau obat fumigasi menyebar ke ruangan lain.

Terakhir, melakukan sterilisasi dari kegiatan perkantoran pada Ruang Penyimpanan Arsip yang sudah difumigasi hingga seminggu ke depan dengan menyegel menggunakan stiker tanda “BAHAYA RUANGAN INI SEDANG DI FUMIGASI HARAP TIDAK BERAKTIFITAS PADA RADIUS 2 M”

Peringatan sedang proses fumigasi dan  radius bahaya

Fumigasi secara rutin dilakukan setiap tahun sekali demi kelestarian dan keamanan arsip yang dikelola oleh Badan Kepegawaian Daerah DIY, untuk kepentingan internal maupun eksternal di masa yang akan datang.(@mardi)