Selasa 24 Mei 2016, BKD D.I Yogyakarta mendapatkan kunjungan kerja dari BKD Provinsi Papua Barat. Rombongan berjumlah 20 (dua puluh) orang, sebagai ketua rombongan adalah Bapak Yustus Meidodga  selaku Kepala Badan Kepegawaiaan Daerah Provinsi Papua Barat

Rombongan tiba di BKD DIY pada pukul 09.00 WIB dan langsung diterima oleh Bapak Drs. Wijang Subekti, M.Si selaku Kepala Bidang TUK BKD DIY di Ruang Rapat D Gedung Arsip BKD DIY.

Dalam sambutannya, Bapak Yustus Meidodga  menjelaskan bahwa tujuan beliau dan rombongannya datang ke BKD DIY adalah dalam rangka belajar dalam pengelolaan dokumen kepegawaian dan Simpeg. Beliau berharap bahwa setelah melakukan kunjungan ini maka para pegawai yang menangani masalah dokumen kepegawaian di BKD Papua Barat menjadi lebih bertambah pengetahuannya dan lebih baik lagi dalam pengelolaan dokumen kepegawaian untuk kedepannya.

Pengelolaan dokumen kepegawaian yang baik dan optimal dapat memudahkan proses peremajaan data kepegawaian yang tersimpan secara elektronik dalam database kepegawaian, sehingga didapatkan kecocokan data antara dokumen fisik dengan data elektronik.

Seorang pegawai administrasi harus dapat menangani dokumen dari berbagai jenis arsip kepegawaian PNS dengan baik. Penanganan dokumen tersebut pada dasarnya hampir sama seperti penanganan dokumen lain pada umumnya. Yang membedakan adalah pencatatan berbagai dokumen tersebut pada buku arsip masing-masing.

Pada umumnya penanganan dokumen dibagi dalam 3 bagian yakni:

1. Pengurusan/Penanganan Dokumen

2. Penyimpanan dan Penataan Arsip Dokumen

3. Penemuan kembali dan Peminjaman Arsip Dokumen

Ibu Ritaningrum, S.Sos selaku Kasubbid Dokumentasi BKD DIY menjelaskan alur pengelolaan dokumen di BKD DIY. “Pertama, penanganan dokumen dalam hal ini yang berbentuk Surat Keputusan (SK) dilaksanakan oleh masing-masing subbag/subbid/seksi. Subbid Dokumentasi akan memberikan penomoran untuk masing-masing Surat Keputusan yang dihasilkan. Setiap jenis produk dokumen akan mempunyai kode unik yang berbeda. Setelah SK disahkan, maka akan dilakukan entry oleh Subbid Simpeg. Hal ini guna menjaga selalu updatenya informasi kepegawaian. Setelah itu, dilakukan penyimpanan dan penataan arsip kepegawaian. Untuk saat ini,BKD DIY masih mengembangkan data base kepegawaian agar mempermudah dalam pencarian dokumen kepegawaian yang disimpan”.

“Data simpeg merupakan salah satu bentuk penyimpanan data kepegawaian dalam bentuk informasi kepegawaian. Data simpeg di Pemda DIY diharapkan selalu update dan bisa dimanfaatkan sebagai data pendukung untuk berbagai kepentingan kepegawaian. Sebagai contoh masalah mutasi pegawai dan pengembangan karier pegawai. Informasi yang dihasilkan tergantung data yang masuk. Apabila data yang masuk adalah “sampah” maka informasi yang dihasilkan akan berupa “sampah” juga”, jelas Bapak Wijang Subekti.

Dalam peraturan Kepala BKN Nomor 18 Tahun 2011, tanggal 18 Juli 2011 tentang Pedoman Pengelolaan Tata Naskah Kepegawaian Pegawai Negeri Sipil, diuraikan mengenai peraturan yang menjadi pedoman bagi Instansi Pusat maupun Daerah. Pedoman ini digunakan dalam pengelolaan tata naskah kepegawaian PNS, baik dalam bentuk dokumen fisik maupun image document. Tujuannya agar dapat terwujud sistem informasi kepegawaian yang terintegrasi secara nasional.

Tata naskah kepegawaian PNS menurut pedoman ini adalah sistem penyimpanan dan pengelolaan dokumen kepegawaian sejak diangkat sebagai calon PNS / PNS hingga mencapai batas usia pensiun, yang berupa surat – surat keputusan yang ditetapkan oleh pejabat yang berwenang di bidang kepegawaian. (angger/program)